¿Qué es una nómina?
La nómina es el total de todas las compensaciones que una empresa debe pagar a sus trabajadores durante un período de tiempo determinado o en una fecha determinada. Normalmente la gestiona el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa; las nóminas de las pequeñas empresas pueden ser gestionadas directamente por el propietario o un asociado. Cada vez más, la nómina de sueldos se subcontrata a empresas especializadas que se encargan de la tramitación de los cheques de pago, las prestaciones y los seguros de los empleados y las tareas de contabilidad, como la retención de impuestos.
La nómina también puede referirse a la lista de empleados de una empresa y al importe de la compensación que se debe a cada uno de ellos. Es un gasto importante para la mayoría de las empresas y casi siempre es deducible, lo que significa que el gasto puede ser deducido de los ingresos brutos disminuyendo la renta imponible de la empresa. La nómina puede diferir de un período de pago a otro debido a las horas extras, el pago por enfermedad y otras variables.
Entendiendo la nómina.
La nómina es el proceso de pago a los trabajadores de una empresa, que puede incluir el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de la remuneración del personal y la distribución de los pagos mediante depósito directo en su cuenta o mediante cheque. Sin embargo, las empresas también deben realizar funciones de contabilidad para registrar la nómina, los impuestos retenidos, los bonos, el pago de horas extras, el tiempo de enfermedad y el pago de vacaciones. Las compañías también deben apartar y registrar cualquier cantidad de dinero que se pague al gobierno por seguro médico (Medicare), Seguridad Social e impuestos de desempleo.
Muchas empresas medianas y grandes contratan servicios externos de nómina para agilizar el proceso. Los empleadores llevan un registro del número de horas que cada empleado trabajó y transmiten esta información al servicio de nómina. El día de pago, el servicio de nómina calcula la cantidad bruta que se le debe al empleado en base al número de horas o semanas trabajadas durante el período de pago y la tasa de pago. El servicio deduce los impuestos y otras retenciones de los ingresos y luego paga a los empleados.
Ventajas y desventajas de utilizar los servicios profesionales de nómina.
Los servicios profesionales de nóminas ofrecen muchos beneficios y algunas desventajas. Uno de los principales beneficios de los servicios de nómina de sueldos es su capacidad de producir una variedad de informes que simplifican los procedimientos de contabilidad y ayudan a las empresas a asegurarse de que cumplen los requisitos legales y fiscales. El servicio de nómina de sueldos también puede mantener un registro de cuánto tiempo de vacaciones o tiempo personal han utilizado los empleados.
En el lado negativo, cuando las empresas subcontratan su sistema de nómina de sueldos, deben confiar en personas ajenas a la empresa para la contabilidad exacta. En caso de error, el personal de la empresa en el lugar debe ocuparse de los empleados molestos. Las compañías también pueden enfrentar penalidades fiscales por el error del servicio de nómina. Además, los servicios de nómina son más caros que la gestión de la nómina en la empresa. Los servicios pueden cobrar una cuota mensual fija u ofrecer diferentes estructuras de pago para diferentes niveles de servicio. Debido a su costo, los servicios de nómina pueden no ser la mejor opción para las pequeñas empresas con presupuestos operativos ajustados.
Programas de software de nómina.
En lugar de usar servicios especializados de nómina, algunas empresas optan por confiar en programas de software de nómina. Una vez que la compañía compra el software, no hay cuotas mensuales adicionales. Los programas de software suelen incluir formularios de impuestos y tablas de retención imprimibles. Además de los ahorros financieros, los sistemas internos de nómina ayudan a las compañías a mantener la información financiera confidencial en privado. Sin embargo, los programas de software pueden consumir mucho tiempo, lo que puede suponer un problema para las empresas con poco personal.