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A lo largo de los años, los legisladores han escrito numerosas líneas en el código tributario para suavizar el impacto de los costos adicionales que los trabajadores autónomos deben asumir al hacer negocios. Sin embargo, la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017 (TCJA) eliminó varias deducciones de impuestos para trabajadores independientes.
La ley afecta a las pequeñas empresas de muchas maneras, particularmente a través de una deducción compleja del 20% de los ingresos comerciales para las empresas de transferencia, aquellas que pagan impuestos a través de los individuos en lugar de a través de la corporación.
Algunas deducciones que se han eliminado incluyen:
- Deducción por entretenimiento
- Deducción de actividades de producción nacional
- Deducción de gastos de cabildeo local
- Deducción de los gastos de estacionamiento, transporte público o viajes diarios de los empleados
Es necesaria una revisión de los impuestos y las deducciones más comunes para los trabajadores autónomos para ayudarlo a informarle de los cambios necesarios en las retenciones de su negocio y los cambios en los ingresos.
Impuesto al trabajo independiente.
El impuesto sobre el trabajo independiente se refiere a la parte del empleador de los impuestos de Medicare y del Seguro Social que deben pagar los trabajadores por cuenta propia. Todos los que trabajan deben pagar estos impuestos, que para 2019 son del 7,65% para los asalariados y del 15,30% para los autónomos.
El impuesto al trabajo por cuenta propia le costará menos de lo que podría pensar porque puede deducir la mitad de su impuesto al trabajo por cuenta propia de sus ingresos netos. El IRS trata la parte del «empleador» del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia como un gasto comercial y le permite deducirlo en consecuencia. Es más, solo paga el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sobre el 92,35% de sus ingresos comerciales netos, no brutos.
Recuerde, está pagando el primer 7,65% sin importar para quién trabaje. Y cuando trabaja para otra persona, está pagando indirectamente la parte del empleador porque ese es dinero que su empleador no puede permitirse agregar a su salario.
Home office.
La deducción de la «oficina en casa» es una de las deducciones más complejas. En resumen, el costo de cualquier espacio de trabajo que utilice regular y exclusivamente para su negocio, independientemente de si lo alquila o es propietario, puede deducirse como un gasto de oficina en casa. Básicamente, estás en el sistema de honor, pero debes estar preparado para defender tu deducción en caso de una auditoría del IRS. Una forma de hacerlo es preparar un diagrama de su espacio de trabajo, con medidas precisas, en caso de que deba enviar esta información para corroborar su deducción, que utiliza los pies cuadrados de su espacio de trabajo en su cálculo.
Además del espacio de la oficina en sí, los gastos que puede deducir para su oficina en casa incluyen el porcentaje comercial de interés hipotecario deducible, depreciación de la vivienda, impuestos a la propiedad, servicios públicos, seguro de propietarios y mantenimiento de la vivienda que paga durante el año. Si su oficina en casa ocupa el 15% de su hogar, por ejemplo, entonces el 15% de su factura anual de electricidad se convierte en deducible de impuestos. Algunas de estas deducciones, como los intereses hipotecarios y la depreciación de la vivienda, se aplican solo a quienes son propietarios en lugar de alquilar su espacio de oficina en casa.
Facturas de Internet y teléfono.
Independientemente de si reclama la deducción de la oficina en casa, puede deducir los gastos de teléfono, fax e Internet de su empresa. La clave es deducir solo los gastos directamente relacionados con su negocio. Si solo tiene un teléfono, no debe deducir su factura mensual completa, que incluye tanto el uso personal como comercial. Solo debe deducir los costos que se relacionen específicamente con su negocio. Sin embargo, si tiene una segunda línea telefónica que usa exclusivamente para negocios, puede deducir el 100% de ese costo. Del mismo modo, solo deduciría sus gastos mensuales de Internet en proporción a la cantidad de tiempo en línea que esté relacionado con los negocios, tal vez del 25% al 50% .
Primas del seguro médico.
Si trabaja por cuenta propia, paga sus propias primas de seguro médico y no era elegible para participar en un plan a través del empleador de su cónyuge, puede deducir todas sus primas de seguro médico, dental y de atención a largo plazo calificada. También puede deducir las primas que pagó para brindar cobertura a su cónyuge, sus dependientes y sus hijos menores de 27 años al final del año, incluso si no son dependientes. Calcule la deducción usando la Hoja de trabajo de deducción de seguro médico para trabajadores independientes en la publicación 535 del IRS.
Comidas.
Una comida es un gasto comercial deducible de impuestos cuando viaja por negocios o entreteniendo a un cliente. La comida no puede ser suntuosa o extravagante dadas las circunstancias y solo puede deducir el 50% del costo real de la comida si conserva sus recibos, o el 50% de la asignación estándar para comidas si lleva registros de la hora, el lugar y el propósito comercial de su viaje, pero no los recibos de comida reales. El almuerzo que come solo en su escritorio no es deducible de impuestos.
Viajes.
Para calificar como una deducción de impuestos, los viajes de negocios deben durar más que un día laboral ordinario, requerir que usted duerma o descanse y se realice fuera del área general de su domicilio fiscal (generalmente, fuera de la ciudad donde se encuentra su negocio).
Además, para que se considere un viaje de negocios, debe tener un propósito comercial específico planificado antes de salir de casa y debe participar realmente en la actividad comercial, como encontrar nuevos clientes, reunirse con clientes o aprender nuevas habilidades directamente relacionadas con su negocio, mientras estás en el camino. Repartir tarjetas de presentación en un bar durante la despedida de soltero de su amigo no hará que su viaje a Las Vegas sea deducible de impuestos. Mantenga registros y recibos completos y precisos de sus gastos y actividades de viajes de negocios, ya que esta deducción a menudo atrae el escrutinio del IRS.
Sus gastos de viaje por negocios son deducibles al 100%, excepto las comidas, que están limitadas al 50% . Si su viaje combina negocios con placer, las cosas se complican mucho más; En pocas palabras, solo puede deducir los gastos relacionados con la parte comercial de su viaje, y no olvide que la parte comercial debe planificarse con anticipación.
Uso de vehículos.
Cuando usa su automóvil para negocios, sus gastos por esos viajes son deducibles de impuestos. Asegúrese de mantener registros excelentes de la fecha, el kilometraje y el propósito de cada viaje y no intente reclamar los viajes personales en automóvil como viajes de negocios. Puede calcular su deducción utilizando la tasa de uso de milla estándar (determinada anualmente por el IRS; es de 58 centavos por milla en 2019) o sus gastos reales.
La tarifa estándar por uso de milla es la más fácil porque requiere un mínimo de registros y cálculos. Simplemente escriba las millas comerciales que conduce y las fechas en las que las conduce. Luego, multiplique sus millas comerciales anuales totales por la tarifa estándar de millas. Esta cantidad es su gasto deducible.
Interés.
El interés de un préstamo comercial de un banco es un gasto comercial deducible de impuestos. El interés de la tarjeta de crédito no es deducible de impuestos cuando usted incurre en intereses por compras personales, pero cuando el interés se aplica a compras comerciales, es deducible de impuestos. Dicho esto, siempre es más barato gastar solo el dinero que ya tiene y no incurrir en ningún gasto por intereses. Una deducción de impuestos solo le devuelve parte de su dinero, no todo, así que trate de evitar pedir dinero prestado. Sin embargo, para algunas empresas, pedir prestado puede ser la única forma de ponerse en marcha, de sostener la empresa durante períodos lentos o de aumentar durante períodos de mucha actividad.
Publicaciones y suscripciones.
El costo de revistas especializadas, diarios y libros directamente relacionados con su empresa es deducible de impuestos. Un periódico, por ejemplo, no sería lo suficientemente específico como para ser considerado un gasto comercial, pero una suscripción a «Nation’s Restaurant News» sí es deducible de impuestos si es propietario de un restaurante, y la caja de varios cientos de dólares «Cocina modernista» de Nathan Myhrvold es una compra legítima de libros para un chef personal de alto nivel que trabaja por cuenta propia.
Educación.
Cualquier gasto de educación que desee deducir debe estar relacionado con el mantenimiento o la mejora de sus habilidades para su negocio existente; el costo de las clases para prepararse para una nueva línea de trabajo no es deducible. Si es un consultor de bienes raíces, tomar un curso llamado «Análisis de inversiones en bienes raíces» para repasar sus habilidades sería deducible de impuestos, pero una clase sobre cómo enseñar yoga no lo sería.
Seguro comercial.
¿Paga primas por algún tipo de seguro para proteger su negocio, como seguro contra incendios, seguro de crédito, seguro de automóvil en un vehículo comercial o seguro de responsabilidad comercial? Si es así, puede deducir sus primas. A algunas personas no les gusta pagar las primas de seguros porque las perciben como una pérdida de dinero si nunca tienen que presentar una reclamación. La deducción de impuestos del seguro comercial puede ayudar a aliviar ese disgusto.
Alquiler.
Si alquila un espacio de oficina, puede deducir el monto que paga por el alquiler. También puede deducir los montos pagados por el equipo que alquila. Y si tiene que pagar una tarifa para cancelar un arrendamiento comercial, ese gasto también es deducible. Pero no puede deducir los gastos de alquiler de ninguna propiedad que posea ni siquiera parcialmente.
Costos de inicio.
El IRS generalmente requiere que deduzca los gastos principales a lo largo del tiempo como gastos de capital en lugar de todos a la vez. Sin embargo, puede deducir hasta $ 5,000 en costos de inicio de negocios. Algunos ejemplos de costos de inicio deducibles de impuestos incluyen estudios de mercado y viajes relacionados con el inicio de su negocio, la búsqueda de ubicaciones comerciales potenciales, publicidad, honorarios de abogados y honorarios de contadores. Si configura una corporación o LLC para su negocio, puede deducir hasta $ 5,000 más en costos organizacionales, como tarifas de presentación estatal y tarifas legales.
Publicidad.
¿Paga por anuncios de Facebook, anuncios de Google, un sitio web, una valla publicitaria, un comercial de televisión o folletos enviados por correo? Los costos en los que incurra para anunciar su negocio son deducibles de impuestos. Incluso puede deducir el costo de la publicidad que alienta a las personas a donar a organizaciones benéficas y, al mismo tiempo, poner el nombre de su empresa ante el público con la esperanza de ganar clientes. Un letrero que anuncie «Holiday Toy Drive patrocinado por Robert’s Hotdogs», por ejemplo, sería deducible de impuestos.
Contribuciones al plan de jubilación.
Una deducción que puede tomar al iniciar el negocio por sí mismo y que es especialmente valiosa: la deducción por contribuciones al plan de jubilación para trabajadores independientes. Las contribuciones a SEP-IRA, SIMPLE IRA y solo 401 (k) reducen su factura de impuestos ahora y lo ayudan a acumular ganancias de inversión con impuestos diferidos para más adelante.
Los límites de contribución varían según el tipo de plan y el IRS ajusta los máximos anualmente. Por supuesto, no puede contribuir más de lo que gana, y este beneficio solo lo ayudará si tiene suficientes ganancias para aprovecharlo.
Conclusión.
La mayoría de las deducciones de impuestos para pequeñas empresas son más complicadas de lo que describe este breve resumen (después de todo, estamos hablando del código tributario), pero ahora tiene una buena introducción a los conceptos básicos. Hay más deducciones disponibles que las que se enumeran aquí, pero estas son algunas de las más importantes. Los suministros de oficina, las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, las tarifas de preparación de impuestos y las reparaciones y el mantenimiento de la propiedad y el equipo comerciales también son deducibles. Aún otros gastos comerciales pueden depreciarse o amortizarse, lo que significa que puede deducir una pequeña cantidad del costo cada año durante varios años.
Recuerde, cada vez que no esté seguro de si un costo es un gasto comercial legítimo, pregúntese: «¿Es este un gasto ordinario y necesario en mi línea de trabajo?» Esta es la misma pregunta que hará el IRS al examinar sus deducciones si está auditado. Si la respuesta es no, no acepte la deducción. Y si no está seguro, busque ayuda profesional con su declaración de impuestos comerciales de un contador público certificado.